Ako efektívne riadiť svoj čas?

Mimoriadne užitočným nástrojom pri riadení času je kalendár alebo plánovač. Zapisovanie najdôležitejších plánovaných udalostí a jasný zoznam úloh dokáže výrazne zvýšiť vašu produktivitu. Navyše vám pomôžu zorganizovať si každý deň tak, aby ste si našli aj chvíľku na oddych a čas pre seba. Môžete sa rozhodnúť pre tradičný papierový kalendár – pre mnohých je jednoducho nenahraditeľný – alebo ten, ktorý máte nainštalovaný v smartfóne. Okrem kalendára sa oplatí používať farebné lepiace poznámky alebo mobilnú aplikáciu na odškrtávanie splnených úloh. Dobrý nápad je aj nastavenie pripomienok v telefóne pre najdôležitejšie udalosti. Tak si budete istí, že na ne v kolotoči iných povinností nezabudnete.

Keď sa pustíte do práce alebo iných povinností, začnite tými najdôležitejšími úlohami a menej dôležité nechajte na neskôr. Takto si budete istí, že vám na najdôležitejšie výzvy dňa nezostane čas. Je dobré, ak sú to zároveň aj tie najťažšie – čím rýchlejšie sa ich zbavíte, tým skôr sa budete môcť pustiť do tých príjemnejších. Aj keď sa vám nepodarí splniť ich všetky, budete mať satisfakciu, že ste svoj čas využili dobre a produktívne. Nezvládnuť všetko neznamená, že zle spravujete svoj čas. Aj také dni sa stávajú – a ak sa nestávajú pravidelne, nič sa nedeje! Vždy používajte hodiny, ktoré vám pomôžu s vašimi povinnosťami. Skvelým riešením môžu byť hodiny Guzzini dostupné v FormAdore, s kukučkou, ktorá svojím kukaním ohlási ďalšiu hodinu!

Len vytvorenie zoznamu úloh „na splnenie“ nemusí stačiť – dôležité je tiež nastaviť vhodné časové úseky pre jednotlivé úlohy. Ak si vopred naplánujete konkrétny počet minút alebo hodín na danú úlohu, budete oveľa motivovanejší a čas vám neutečie pri prezeraní webových stránok.

Pri vytváraní zoznamu úloh na každý deň nezabudnite zahrnúť aj nevyhnutné prestávky – ak ich nezaradíte do svojho harmonogramu s konkrétnym časovým úsekom, budú trvať príliš dlho a vy skončíte s prácou neskôr, ako ste zamýšľali. V tomto prípade môžu byť veľmi užitočné tradičné nástenné hodiny, ktoré vám jednoducho ukážu plynutie času namiesto toho, aby vás rozptyľovali množstvom podnetov, funkcií a farebných obrázkov.

Ak je vaša kancelária alebo izba zariadená v minimalistickom štýle, zvoľte si diskrétny model od Karlsson, dostupný v niekoľkých farebných prevedeniach, alebo hodiny Plug Inn od NeXTime. Dokonale doplnia akýkoľvek interiér a efektívne vám pomôžu riadiť váš čas a prácu! Vďaka definovaným časovým rámcom nestratíte rytmus a všetky úlohy zo zoznamu splníte rýchlejšie.

Pre efektívne riadenie času je kľúčové zbaviť sa všetkých rušivých vplyvov, keď máte niečo dôležité na práci. Pravidelné siahanie po telefóne a prehliadanie sociálnych sietí počas práce ju len predlžuje – a nikto predsa nechce stráviť celý deň pri stole, však? Rušivé vplyvy v podobe elektronických zariadení, televízie alebo telefonických hovorov môžu pohltiť priveľa vášho času, ktorý bol určený na dokončenie úloh. Preto sa oplatí umiestniť nástenné hodiny blízko vášho pracoviska – tie vás nebudú lákať na surfovanie po internete, na rozdiel od smartfónu! Vypnutím telefónu a jeho odložením si rýchlo všimnete rozdiel v efektivite a rýchlosti, s akou plníte úlohy, a tým pádom – získate viac voľného času.

Ak si kladiete za cieľ riadiť svoj čas tak, aby ste si každý deň dopriali aspoň jednu voľnú hodinu, pamätajte na jedno – multitasking, teda robenie viacerých vecí naraz, v skutočnosti nie je dobrý nápad. Pri plnení naplánovaných povinností sa sústreďte výhradne na jednu konkrétnu úlohu. Nezačínajte niekoľko ďalších súbežne, aj keď si myslíte, že vám to pomôže dokončiť prácu rýchlejšie – nič nemôže byť ďalej od pravdy. Je to len klamlivý dojem, že ste bližšie k cieľu – ak sa nesústredíte na jednu vec, všetky úlohy budú splnené menej dôkladne a nakoniec ich aj tak budete musieť opravovať, čím stratíte ešte viac hodín.

Pokúste sa od začiatku venovať plnú pozornosť jednej veci a určite budete oveľa spokojnejší s konečným výsledkom a ušetríte veľa času. Pri práci len z času na čas pozrite na časovač, ktorý visí nablízku – nástenné hodiny Lemnos, výnimočne štýlové a čitateľné, vám môžu pomôcť pri plnení vašich povinností.

Efektívne riadenie času závisí aj od prostredia, v ktorom pracujete a plníte iné povinnosti. Ak je dobre zorganizované, práca ide hladšie, a preto máte aj čas pre seba. Neporiadok – či už na vašom pracovnom mieste, alebo v dokumentoch či počítačových súboroch a priečinkoch – výrazne znižuje produktivitu. Preto sa vždy snažte sadnúť si k stolu, ktorý nie je preplnený zbytočnými predmetmi a rušivými vplyvmi.

Okrem potrebného vybavenia a dokumentov naň položte len stolové hodiny a izbovú rastlinu. V počítači si vytvorte konkrétne priečinky a roztrieďte všetky dokumenty podľa nich – nebudete musieť strácať čas hľadaním potrebného súboru, čo znamená, že samotná práca bude tiež dokončená skôr!

Prokrastinácia je skutočným nepriateľom organizácie. Odkladanie dôležitých úloh na neskôr, vyhýbanie sa im a vymýšľanie výhovoriek vám nedá viac času. Práve naopak, tento prístup znamená, že s pribúdajúcimi dňami máte čoraz menej času – v určitom okamihu ste nútení urobiť všetky odložené úlohy naraz. Často si ani neuvedomujeme, že každý deň máme oveľa viac voľného času, ako si myslíme. Ako je to možné? Pri dochádzaní do práce MHD často „strácame“ minimálne hodinu alebo dve denne, napríklad prehliadaním sociálnych sietí.

Podobne, keď stojíme v dlhom rade pri pokladni alebo na pošte, môžeme si vypočuť zaujímavý podcast alebo audioknihu! Každý z nás si nájde aspoň jednu takúto chvíľu počas dňa. Hľadajte tieto príležitosti a využívajte ich múdro, a už nikdy nepoviete, že nemáte čas robiť to, čo vás baví!

Riadenie času sa môže zdať ťažké, ale dodržiavaním niekoľkých vyššie uvedených tipov si určite rýchlo všimnete, že ste produktívnejší. S pomocou hodín dostupných v ponuke FormAdore sa naučíte byť maximálne zorganizovaní a získate viac chvíľ na relax počas vášho dňa!